Quelles sont les étapes d’une réunion efficace?

Pour un groupe de travail, la réunion d’équipe est l’occasion de partager des idées et des opinions, de trouver des solutions aux problèmes et de prendre des décisions acceptées par tous.

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Cependant, le responsable d’équipe doit tenir compte des notions importantes suivantes :

• la conduite de réunion constitue un ensemble d’actions dont le but est de préparer et d’animer une réunion efficacement et dans des conditions optimales, afin d’en obtenir des retombées bénéfiques pour les participants et l’organisation;
• les réunions peuvent devenir des « bouffeuses de temps » qui conduisent à la réunionite;
• les réunions doivent être bien préparées et encadrées afin qu’elles deviennent le lieu de prises de décisions efficaces;
• d’autres formules peuvent toujours être envisagées, notamment l’entretien téléphonique, les conférences téléphoniques, les rencontres individuelles, l’envoi de courriels, etc.;
• la réunion demeure le moyen le plus efficace quand elle est nécessaire, qu’elle est bien dirigée et qu’elle regroupe les personnes concernées.

Étape 1 -– Pour bien préparer la réunion

Le responsable de la réunion se doit d’observer les points suivants :

• préciser les objectifs à l’avance;
• inclure les points importants dans l’ordre du jour;
• choisir les participants concernés, s’assurer de leur disponibilité et distribuer la documentation appropriée;
• réserver un local adéquat, vérifier la présence de l’équipement nécessaire, l’éclairage, la température, la disposition des meubles, etc.;
• connaître son style de leadership et maîtriser les techniques d’animation appropriées.

Les participants à la réunion doivent :

• noter la date, l’heure et le lieu de la réunion dans leur agenda;
• prendre connaissance de l’objectif et de l’ordre du jour de la réunion;
• lire la documentation préalablement remise.

Enfin, il faut que leur rôle soit précisé de même que ce que l’on attend d’eux à la réunion.

Étape 2 – Le déroulement de la réunion

Le responsable de la réunion doit assumer les tâches suivantes :

• se présenter, préciser son rôle et les rôles de chacun, désigner un ou une secrétaire et commencer la réunion dans les plus brefs délais;
• effectuer un premier tour de table afin que chacun se présente brièvement;
• énoncer l’objectif de la réunion, préciser sa durée et les procédures de discussion;
• respecter l’ordre du jour en commençant par les points les plus importants;
• encourager les participants à s’exprimer et à énoncer les idées;
• résoudre les différends, au besoin;
• faire des résumés de ce qui a été dit, reformuler au besoin et ne retenir que les solutions pertinentes et les démarches à effectuer;
• planifier la prochaine réunion, préciser la date et l’heure des réunions futures, s’il y a lieu.

Durant la réunion, les participants peuvent émettre des commentaires et des idées, écouter aussi celles des autres et démontrer de la compréhension envers leurs coéquipiers. Il est préférable de rester dans le sujet, d’éviter les digressions et les conversations en sourdine et, surtout, de noter les points importants afin de se concentrer sur les activités à entreprendre.

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Étape 3  – Lorsque la réunion est terminée

Le responsable de la réunion doit :

• rédiger le procès-verbal dans les plus brefs délais pour ne pas oublier les points importants, puis le transmettre aux participants, s’il y a lieu;
• procéder à l’évaluation de l’animation et de la réunion en remettant aux participants des feuilles d’évaluation;
• s’assurer que tout est en ordre avant de quitter la salle;
• faire en sorte que les décisions et les activités proposées soient acheminées aux personnes concernées;
• assurer un suivi et aviser les personnes qui n’ont pas pu participer des décisions prises;
• réserver un local pour la réunion suivante, s’il y a lieu.

Les participants rempliront la fiche d’évaluation et aviseront les collègues n’ayant pu assister à la réunion des actions à entreprendre et des démarches pour les réaliser.

LE COMPTE RENDU DE RÉUNION

LA TRAÇABILITÉ DES TRAVAUX DU GROUPE

L’objectif du compte rendu est de conserver une trace de ce qui s’est passé pendant la réunion pour informer les absents et suivre les actions décidées.

Les comptes rendus doivent figurer dans un endroit accessible à tous, de préférence sur l’intranet et être formalisés sur un même modèle et enregistrés à la fois par dates et par thème.

Le compte rendu pourra prendre une forme ou une autre mais devra toujours renseigner les questions ci-dessus.

S’il est diffusé à différentes personnes, on y ajoutera les noms de ces personnes. Voir l’exemple ci-dessous.

THEME LA REUNION :                                                                   date :

Participants :

Destinataires du CR :

ORDRE DU JOUR :

Rédacteur (trice) :

LE SUIVI DES DÉCISIONS PRISES : LE PLAN D’ACTION

Les décisions prises pour être mises en œuvre ont besoin d’être suivies. C’est le plan d’action qui doit figurer au compte rendu, sous cette forme ou sous une autre.

LE PLAN D’ACTION
QUI ? (Les acteurs)	QUOI ? (Les actions)	LES RESULTATS ATTENDUS	DELAI ? (Le planning)	BESOINS ? (Moyen/ressources)	MODALITES ? (Où ? Comment)

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